DOCUMENTO, DOCUMENTO DE ARCHIVO Y ARCHIVO
Diferencias entre un almacén de papel y un archivo de documentos
ALMACEN DE PAPEL |
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ARCHIVO DE DOCUMENTOS |
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|---|---|---|---|
| 1. | Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias, etc. | Documentos que hay que conservar clasificados y ordenados. | |
| 2. | Pocas personas saben lo que hay. | Inventario de los documentos con la descripción correspondiente. | |
| 3. | Los documentos llegan como pueden. | Traslado organizado. | |
| 4. | Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno. | Criterios únicos de conservación y eliminación. | |
| 5. | Es difícil encontrar y consultar un documento. | Consulta y préstamo de la documentación de forma ágil. | |
| 6. | Todo el mundo puede acceder. | Acceso para el personal autorizado. | |
| 7. | No hay normas de archivo ni de clasificación. | Manual de gestión de documentación y archivos y cuadro de clasificación corporativo. |
| CUADRO COMPARATIVO | ||
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| DOCUMENTOS DE ARCHIVO |  |
DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO |
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Son ejemplares únicos, testimonio de las actividades de las personas físicas y jurídicas en el ejercicio de sus funciones y contienen derechos y obligaciones de la administración y del ciudadano. |
Está constituida por ejemplares múltiples (impresos, fotocopias, etc.) de origen y características diversas, cuya utilidad en la administración reside en la información que contiene, para ayudar a la gestión. |
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| Deben recibir tratamientos adecuados, aunque diferentes, para asegurar la eficacia de la gestión administrativa. La confusión terminológica ha contribuido a la dificultad para discernir el documento de archivo de la documentación de apoyo informativo, diferencia que hay que tener en cuenta, pues a cada uno le corresponde un tratamiento y ubicación distinta e igualmente prestan distinto servicio. | ||
