La ubicación física de los expedientes en el archivo
Archivado numérico secuencial:Corresponde al orden natural de los números de expedientes y presenta como ventajas en la disposición de los expedientes el seguir una secuencia muy conocida, presentando inconvenientes como provoca la acumulación del material archivado que conlleva un crecimiento indefinido del archivo, además de que la actividad se concreta en uno de los sectores, acarreando dificultades en el reparto de tareas y de que la depuración no permite utilizar el espacio dejado por los expedientes que pasan a pasivo, por lo que no se detiene el crecimiento del archivo. |
Archivado dígito-terminal:En esta modalidad de archivado, los números se dividen en secuencias de dos dígitos y se leen de derecha a izquierda, por lo que para acoger este tipo de archivado, el archivo se dividirá en 100 secciones y cada una de ellas a su vez en otras 100 divisiones, obteniéndose ventajas como la rapidez de operación, la reducción de errores al descomponer la cifra global en dígitos menores, la depuración por antigüedad que permite aprovechar el espacio resultante, con lo cual el archivo no crece indefinidamente, siendo utilizado este sistema por archivos grandes y de importante movimiento. Es de gran ayuda el empleo de sistemas de ayuda óptica como son las etiquetas de color en los lomos de los expedientes o en los bordes de los sobres que los contengan y así se podrán detectar fácilmente errores de ordenación |
