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Clases de grupos documentales
- Son documentos primarios: La mayoría de los tipos documentales de fondos de archivo, que testimonian e informan de forma directa acerca de las actuaciones administrativas, como expedientes, correspondencia, informes, disposiciones administrativas, actas, notas, hojas, partes y otros.
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- Son documentos secundarios: Los que están en constante avance, como expresión de la especialización y de la informatización de las administraciones modernas, como los inventarios y catálogos de fondos archivísticos administrativos, las bases de datos documentales administrativas y los modernos sistemas de información administrativa, pues estos documentos condensan otros administrativos primarios.
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Los nuevos soportes, sobre todo los ópticos, así como la informatización evidente de las administraciones públicas y de la sociedad contemporánea, conducirán sin duda a una utilización y explotación de los recursos de información administrativa basadas en la normalización de los tipos de documentos producidos, evitando la disgregación de las unidades documentales compuestas y que obliga a un cuidado especial de todo archivo en cuanto al orden físico de los documentos.
El archivo debe:
- representar todos los órganos y las series documentales producidas en la institución
- estar estructurado de acuerdo con su organización y con los sujetos productores de fondos
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