Documento, Documento de Archivo y Archivo

• Documento oficial: es todo soporte que contiene información emanada de la administración y es apto para incorporarlo a un expediente

• Documento de archivo: carácter de unicidad del documento que lo hace irrepetible

• En un sentido muy amplio y genérico, documento es un objeto corporal, producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo.

• Es decir, documento es el testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, que contiene información.

1. Caracteres externos: Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte, oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental, así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica, generalmente, en ejemplar único, aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta.

2. Caracteres internos:de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado, condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado y formando parte de un fondo o conjunto orgánico.

3. Relación con la entidad productora: producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de gestión.