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Control y Gestión del Fondo

Para el control y gestión del fondo documental en el archivo, se deberán llevar a cabo las siguientes operaciones:

Para el control y gestión del fondo documental en el archivo, se deberán llevar a cabo las siguientes operaciones:

  • Clasificación de los documentos: Mediante esta técnica, se agruparán los documentos de acuerdo con las oficinas productoras y la naturaleza de sus funciones.

Debe constar en el archivo un cuadro de clasificación de los documentos.

Se tendrán en cuenta los tipos documentales y los soportes documentales.

  • Ordenación de los documentos: Una vez clasificados los documentos, secciones, series, etc., se procederá a su ordenación dentro de la unidad de archivo o expediente, utilizando el sistema acordado para ello. Cronológico, temático, etc.
  • Numeración o signatura: Cada unidad archivística llevará una numeración con objeto de poder identificarla de manera unívoca dentro del archivo.
  • Descripción documental: Consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares.

 

Se procederá a una descripción documental para que quede constancia del contenido de las unidades archivísticas.

La descripción documental nos servirá para elaborar diferentes productos como inventarios, catálogos, etc.

Para el sistema de ordenación dentro del archivo, se tendrá en cuenta el orden de origen principio de procedencia de los documentos.